Ordem de Serviço normatiza descarte de documentos na PGE

Com o objetivo de otimizar a ocupação de espaços físicos no órgão, especialmente os destinados a arquivamento de documentos, o Procurador Geral do Estado, Rui Moraes Cruz, publicou a Ordem de Serviço nº PGE -001/2014 dispondo sobre a avaliação e eliminação de fotocópias de documentos integrantes de dossiês administrativos de processos judiciais já inseridos no PGEnet.

O Sistema PGE.Net, já implantado na Procuradoria Judicial, na Procuradoria Administrativa, nas Representações Regionais e em Brasília, abrange solução tecnológica que propicia a integração com os Sistemas do Tribunal de Justiça da Bahia, viabilizando a troca de informações e de peças processuais, com eliminação da tramitação de documentos em meio físico, proporcionando ganho em produtividade e celeridade.

Segundo a Procuradora do Estado Maria Hermínia Angeli de Almeida, uma das gestoras do projeto de Organização e Gestão dos Arquivos e Documentos da PGE, os resultados práticos da nova ordem de serviço será permitir a otimização do uso dos espaços da Procuradoria Geral do Estado destinados à guarda documental, especialmente liberando áreas da biblioteca que atualmente encontram-se alojando pastas relativas a dossiês em cópia de processos judiciais já inseridos no PGEnet, o que tem prejudicado a organização do seu acervo.

Maria Hermínia informou ainda que esta é a primeira etapa do projeto, e que os próximos passos serão a revisão e a instituição da nova Tabela de Temporalidade de Documentos da PGE, da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos e de suas Subcomissões de forma a atender o conteúdo da Instrução Conjunta SAEB/SECULT Nº 001/2014.

Além disso, o processo de digitalização já implantado na Procuradoria Judicial/PGE objetiva incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais e dos demais assim dotados de valor autêntico, que se encontrem em outros suportes não digitais, e também restringir o seu manuseio com vistas à sua preservação.

De acordo com a Ordem de Serviço do Procurador Geral do Estado, ficam os setores responsáveis obrigados a procederem ao descarte das cópias não autênticas de documentos que compõem dossiês administrativos de processos judiciais já cadastrados e inseridos no Sistema PGE.net, depois de decorridos 90 (noventa) dias do processamento da respectiva digitalização.

A Ordem de Serviço prevê também a criação de um Grupo de Trabalho composto por 04 (quatro) servidores com o objetivo de analisar e separar os documentos que compõem os dossiês administrativos de processos judiciais já digitalizados e inseridos no Sistema PGE.Net, com vistas ao descarte das cópias desprovidas de valor autêntico. O encaminhamento das cópias de documentos para descarte somente poderá ocorrer depois de observado o procedimento determinado pela Ordem de Serviço.

Ficou estabelecido ainda, que o resíduo (papel) decorrente do processo de descarte deverá ser doado a uma instituição local de reaproveitamento de materiais recicláveis, na forma da lei, e após aprovação pela autoridade máxima do órgão.

O projeto faz parte do novo modelo de gestão da PGE e destina-se ao cumprimento dos objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do órgão que traduz o conjunto das proposições formuladas pelos integrantes da PGE.

Fonte: PGE/ASCOM

Data: 2/04/2014